Lark Tasks là gì? Cách tạo, quản lý và theo dõi công việc chi tiết

Lark Tasks là một tính năng trong hệ sinh thái Lark, cho phép bạn tạo, theo dõi và quản lý công việc một cách trực quan. Không chỉ dừng lại ở việc giao việc, công cụ này còn hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực, giúp mọi thành viên luôn nắm rõ tiến độ và trách nhiệm của mình.

Tạo tasks và subtasks

Để tạo một task hoàn chỉnh trong Lark Tasks, bạn có thể thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Truy cập vào Lark Tasks từ thanh menu chính

Bước 2: Nhấn vào nút “New Task” (Tạo công việc)

Bước 3: Nhập các thông tin cơ bản:

• Tiêu đề công việc

• Mô tả chi tiết (nội dung cần làm)

Bước 4: Gán người phụ trách

Bước 5: Chọn Other hiết lập deadline cụ thể

• Chọn ngày theo kế hoạch:

Bước 6: (Tuỳ chọn) Thêm tag hoặc mức độ ưu tiên

Tạo Subtasks (công việc con):

• Mở task vừa tạo

• Chọn “Add subtask”

• Nhập từng đầu việc nhỏ bên trong task chính

Việc chia nhỏ công việc giúp bạn kiểm soát tiến độ tốt hơn và tránh bỏ sót chi tiết. Đây cũng là cách thực tế để hiểu rõ hơn Lark Tasks là gì trong việc tổ chức công việc theo cấu trúc.

Xem và hoàn thành công việc

Sau khi tạo task, bạn có thể theo dõi và cập nhật trạng thái theo các bước:

Bước 1: Truy cập danh sách task

Bước 2: Chọn nội dung task cần xem:

• Created (đã tạo)

• Assigned (được phân công)

• Completed (đã hoàn thành)

Bước 3: Khi hoàn thành:

• Tick vào ô hoàn thành (checkbox)

• Hoặc chuyển trạng thái sang “Done”

Ngay lập tức, hệ thống sẽ cập nhật cho toàn bộ team. Điều này giúp giảm việc báo cáo thủ công và tăng tính minh bạch trong công việc.

Quản lý tasks hiệu quả (Manage Tasks)

Để quản lý số lượng công việc lớn, bạn cần tận dụng các tính năng quản lý của Lark Tasks:

Bước 1: Sử dụng bộ lọc (Filter)

• Lọc theo người phụ trách

• Lọc theo trạng thái (To do, In progress, Done)

• Lọc theo deadline

Bước 2: Sắp xếp (Sort)

• Theo thời gian

• Theo mức độ ưu tiên

• Theo dự án

Bước 3: Cập nhật thông tin task

• Chỉnh sửa mô tả

• Thay đổi người phụ trách

• Cập nhật deadline

Bước 4: Theo dõi thông báo

• Nhận alert khi có thay đổi

• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực

Những thao tác này giúp bạn kiểm soát toàn bộ workflow một cách rõ ràng và khoa học.

Tạo danh sách công việc

Để quản lý công việc theo từng nhóm hoặc dự án, bạn nên tạo task list riêng:

Bước 1: Truy cập mục Task List

Bước 2: Nhấn “New List”

Bước 3: Đặt tên danh sách (ví dụ: Marketing, Sales, Personal)

Bước 4: Thêm các task vào danh sách

Bước 5: Cài đặt mức độ ưu tiên

• Chọn Priority

• Nhập các mức độ ưu tiên

Đồng bộ dữ liệu từ task list

Một trong những điểm mạnh của Lark Tasks là khả năng đồng bộ dữ liệu tự động:

Bước 1: Tạo hoặc mở một task list

Bước 2: Chọn Lark Tasklist

Bước 3: Nhấn Figure

• Chọn Task list phù hợp:

• Nhấn Next rồi tiếp tục tới Save and Sync

Kết luận

Qua các bước triển khai cụ thể, bạn có thể dễ dàng hình dung Lark Tasks là gì: một công cụ quản lý công việc toàn diện, giúp tổ chức, theo dõi và cộng tác hiệu quả trong cùng một nền tảng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ để quản lý công việc hàng ngày, thì Lark Tasks là lựa chọn rất đáng cân nhắc. Khi sử dụng thường xuyên, bạn sẽ nhận ra Lark Tasks không chỉ là công cụ quản lý task, mà còn là cách tối ưu cách làm việc của cả đội nhóm.