5 cách quản lý email hiệu quả trong Lark

Những phương pháp này giúp bạn giữ hộp thư luôn gọn gàng, tiết kiệm thời gian và tập trung vào các email quan trọng nhất trong công việc hàng ngày.

Bật Hộp thư thông minh

Hộp thư thông minh (Smart Inbox) là tính năng giúp bạn tự động phân loại email theo mức độ quan trọng.

Lợi ích:

• Tự động lọc email quan trọng (từ đồng nghiệp, khách hàng…)

• Giảm nhiễu từ email quảng cáo hoặc ít quan trọng

• Tập trung xử lý những email cần thiết trước

Cách sử dụng:

• Vào phần Cài đặt Mail

• Bật tính năng Smart Inbox

• Lark sẽ tự động phân loại email thành các nhóm như:

  • Quan trọng

  • Bản tin (Newsletter)

  • Thông báo hệ thống

--> Đây là bước đầu tiên giúp bạn “dọn dẹp” hộp thư mà không cần thao tác thủ công.

Tạo thư mục

Thư mục (Folders) giúp bạn tổ chức email theo cấu trúc rõ ràng, dễ tìm kiếm.

Khi nào nên dùng thư mục?

• Phân loại email theo dự án

• Lưu trữ email theo phòng ban

• Quản lý email theo khách hàng

Ví dụ:

• Dự án A

• Khách hàng B

• Nội bộ công ty

Cách tạo:

• Nhấn chuột trái vào dấu ba chấm tại Folder

• Chọn Tạo thư mục mới (New Folder)

• Đặt tên và Tạo (Create)

--> Thư mục giúp bạn quản lý email theo “hệ thống”, giống như cách bạn tổ chức file trên máy tính.

Tạo nhãn (Labels)

Nếu thư mục là cách phân loại “cứng”, thì tạo nhãn (Labels) là cách phân loại linh hoạt hơn.

Ưu điểm:

• Một email có thể gắn nhiều nhãn

• Dễ dàng lọc theo trạng thái hoặc mục đích

Ví dụ nhãn:

• Gấp

• Cần phản hồi

• Đang xử lý

• Đã hoàn thành

Cách tạo:

• Vào phần quản lý nhãn (Label)

• Nhấn vào dấu cộng để tạo nhãn mới

• Nhập tên và màu nhãn dán và nhấn Tạo (Create)

• Gắn nhãn cho email bằng 1 click

--> Labels đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc đa nhiệm hoặc theo dõi tiến độ công việc.

Thiết lập quy tắc (Rules)

Thiết lập quy tắc (Rules) cho phép bạn tự động hóa việc xử lý email.

Bạn có thể:

• Tự động chuyển email vào thư mục

• Gắn nhãn tự động

• Đánh dấu đã đọc

• Chuyển tiếp email

Cách thiết lập:

• Vào Cài đặt Email chọn phần:

• Tạo rules thông qua Filters

• Tạo quy tắc mới với điều kiện và hành động

--> Đây là tính năng giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian xử lý email mỗi ngày.

Quản lý email không mong muốn (Unwanted Emails)

Email spam hoặc quảng cáo có thể làm hộp thư của bạn trở nên lộn xộn.

Cách xử lý hiệu quả:

• Đánh dấu Spam: giúp hệ thống học và lọc tốt hơn

• Lựa chọn xóa email nếu không cần thiết

• Chặn người gửi nếu cần

Mẹo nhỏ:

• Đừng mở email spam thường xuyên → tránh bị đánh dấu là “quan tâm”

• Dọn dẹp hộp thư định kỳ mỗi tuần

--> Giữ hộp thư “sạch” giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn.

Kết luận

Quản lý email không chỉ là việc đọc và trả lời, mà còn là cách bạn tổ chức và tối ưu quy trình làm việc. Với 5 phương pháp trên trong Lark:

• Bật Smart Inbox để lọc thông minh

• Tạo thư mục để tổ chức rõ ràng

• Dùng nhãn để quản lý linh hoạt

• Thiết lập quy tắc để tự động hóa

• Loại bỏ email không mong muốn

Bạn hoàn toàn có thể biến hộp thư thành một công cụ làm việc hiệu quả thay vì một “mớ hỗn độn”.